Аль Кингсли – генеральный директор NetSupport, председатель мультиакадемии в Великобритании, технический писатель, спикер и автор нескольких книг по образованию.
Деловой мир может быть жестким. Мы все слышали о неудачах различных крупных компаний, которые обернулись потерей огромных сумм денег, например, Google+ или Windows телефоны. Да, иногда риск в бизнесе может оправдаться, но в большинстве случаев осторожные и обдуманные решения гораздо вероятнее будут успешными.
Независимо от того, является ли ваш бизнес крупным или маленьким, финансовая грамотность лежит в основе вашего операционного успеха. В организации нет места для сюрпризов в бюджете, поэтому все ее закупки и проекты должны быть оценены, а затраты определены для выяснения, являются ли они реалистичными и достижимыми или приведут к результатам в дальнейшем — хорошим, плохим или иным образом.
С таким количеством данных, теперь доступных на рабочем месте и собранных с помощью технологий, использовать их для определения затрат, инвестиций и планирования стало проще, чем когда-либо.
Если ваш бизнес планирует крупную покупку (например, новая ИТ-система), то имеет смысл рассчитать все элементы, составляющие эту значительную стоимость. Расчет общей стоимости владения (TCO) — это механизм для этого. Хотя это не будет точно до цента или доллара, это даст вам реалистичную цифру, с которой вы сможете работать, чтобы увидеть, является ли ваш проект жизнеспособным, нуждается ли в масштабировании или его можно расширить.
Ключевым здесь является то, что это не только единичная стоимость рассматриваемого вами объекта; это все связанные расходы в течение длительного времени. Так, на реальном примере, если вы покупаете новую машину и хотите рассчитать, сколько вам обойдется ее обслуживание в целом, вы бы взяли цену покупки автомобиля и добавили бы прогнозируемые прямые расходы (ремонт, обслуживание, бензин), а также косвенные расходы (регистрационные сборы, страховка, налоги, платежи за проезд по платным дорогам, уплата за гараж/стоянку, мойка/уборка машины) на каждый год владения. Точно так же с нашим примером ИТ-системы, оценка TCO включает в себя все прямые и косвенные расходы, связанные с ней за ее срок службы.
Кроме того, рассчет экономической эффективности (ROI) показывает, насколько успешным — или нет — был проект. В отличие от TCO, ROI не учитывает определенного времени; он просто предоставляет информацию о стоимости установленного проекта, чтобы вы могли оценить, стоили ли эти действия потраченных денег — и быть лучше информированными для принятия решений в будущем.
Есть много онлайн-калькуляторов ROI, которые помогут вам начать, где вы можете ввести цифры вашего бизнеса, и результат будет представлен в виде процентов, чтобы было легко увидеть, является ли влияние вашей инвестиции отрицательным или положительным.
С ROI все зависит от пользы, и в бизнесе два года после внедрения считается приемлемым временем для оценки того, достиг ли проект поставленной цели.
Большие проекты — это те моменты, когда эти расчеты показывают свою эффективность, часто выполняемые, когда организация закупает новую технологию для использования по всем своим объектам — затраты, которые могут значительно накапливаться, если у нее есть офисы в разных странах. Для крупных программных проектов, которые охватывают всю компанию, от ответственности за правильный выбор велико. Руководители бизнеса должны учитывать все, что включает в себя:
• Начальные затраты на покупку: лицензии на программное обеспечение и обслуживание, абонентские платы и любое последующее расширение
• Операционные расходы: ваши электроэнергия, широкополосный доступ в интернет и административные расходы
• Затраты на внедрение: установка и настройка, интеграция с существующими системами и миграция данных с устаревшего продукта на новый
• Затраты на обучение: необходимые, вне зависимости от денежных/временных затрат, иначе решение будет оставаться неиспользованным
• Затраты на обслуживание: не только время, затраченное на техническую поддержку и обновления, но и забота о кибербезопасности, соблюдение правил, защиту данных и многое другое.
Но это далеко не все, как простое заполнение граф на чеклисте; каждый бизнес уникален и имеет свои собственные аспекты для рассмотрения. Ключ к умению управлять TCO — постоянно мониторировать переменные. Это не только предотвращает неожиданный рост затрат, но также позволяет руководителям бизнеса поворачивать и вносить изменения в нужный момент. Это также гарантирует, что приобретенное вами программное обеспечение продолжает соответствовать вашим стратегическим целям и остается на пути к достижению тех доходов, которые вы надеялись получить.
Дальше, когда программное обеспечение внедрено, наступает время для расчета ROI. Простые, но информативные показатели выделят наиболее важные достижения проекта. В результате его внедрения уменьшились внутренние затраты? Предоставляете ли вы лучший сервис, что отражается в числе ваших клиентов? Переводится ли это в большую прибыль?
Конечно, вопрос, который интересует всех сейчас, — “Может ли помочь искусственный интеллект?” Благодаря обилию данных, хранимых в компаниях, искусственный интеллект определенно может помочь создавать продвинутые анализы данных для лучшего финансового прогнозирования. Фактически, банковская отрасль уже использует машинное обучение для анализа рынков, прогнозирования тенденций, выявления мошенничества и обеспечения лучшего управления рисками.
ИИ мог бы предложить вашей организации конкретный способ предсказывать риски и вознаграждения на основе ваших цифр, предоставляя карту того, как могли бы развиваться проекты год от года. Однако проблема с ИИ всегда касается этической стороны вещей. Руководители бизнеса должны внимательно рассмотреть, какие данные они подают на вход и должны ли они использоваться публично для обучения систем искусственного интеллекта, так как, по сути, это происходит, даже если он делает поразительно умные вещи для вас со скоростью молнии.
Использование расчетов TCO и ROI в вашем стратегическом планировании — это умный способ действовать. Отступление и применение человеческого здравого смысла помогут вашему бизнесу получить прогнозы, необходимые для оценки стоимости ваших текущих и будущих проектов.
Forbes Technology Council — это сообщество по приглашениям для первоклассных главных информационных офицеров, технических директоров и руководителей технологий. Подхожу ли я?
